Não conformidade: como identificar e tratar com tecnologia?

No dia a dia de uma empresa, a importância da gestão de não conformidade aparece em cada detalhe: um checklist incompleto, um documento atrasado, um desvio no processo que parece pequeno, mas pode crescer silenciosamente até comprometer toda a operação.

É nesse cenário real (e comum) que muitos gestores percebem que não basta reagir aos problemas, é necessário antecipá-los.

Quando falhas surgem sem controle, afetam o desempenho, aumentam riscos e prejudicam a imagem da empresa. Portanto, entender como identificar não conformidades e corrigi-las se torna essencial para manter as atividades alinhadas às normas e evitar prejuízos.

E esse trabalho fica ainda mais eficiente quando os relatórios de não conformidades deixam de ser feitos de forma dispersa ou manual e passam a ser gerados com apoio de tecnologia.

Hoje, a inteligência artificial transforma a maneira como gestores e consultores monitoram processos, analisam dados e registram ações corretivas. Inclusive, ferramentas especializadas tornam o dia a dia mais ágil, reduzem erros e oferecem previsibilidade para decisões mais estratégicas.

A seguir, aprenda como fazer a gestão de não conformidades, conheça seus tipos, causas e impacto na operação. Além disso, descubra como a tecnologia pode elevar sua gestão ao próximo nível. Vamos lá?

O que é uma não conformidade?

É qualquer situação em que um processo, produto ou atividade deixa de atender a um requisito estabelecido, seja por normas externas, como as da ISO, ou por regras internas da própria empresa. Quando ocorre, há risco direto para a eficiência, a segurança e a qualidade da operação.

De acordo com a ISO 9000, essas não conformidades surgem sempre que um requisito deixa de ser cumprido, desde especificações técnicas e padrões de qualidade até procedimentos operacionais.

Entre os exemplos mais comuns estão falhas de produção, desvios em processos de gestão da qualidade, manutenção inadequada e erros que comprometem entregas, produtos ou serviços.

Assim, compreender o que é uma não conformidade ajuda a prevenir riscos ambientais, corrigir problemas rapidamente e elevar a maturidade dos processos.

O que é a ISO 9000?

É uma norma que estabelece os conceitos, princípios e definições essenciais para a gestão da qualidade nas organizações. O objetivo da ISO 9000 é garantir que empresas criem processos consistentes para atender aos requisitos de produtos e serviços, fortalecendo a padronização e a eficiência em toda a operação.

Além disso, a norma da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) incentiva a melhoria contínua e otimiza a comunicação entre empresas, fornecedores e partes interessadas, a fim de criar uma base comum de entendimento sobre o vocabulário da qualidade.

Por fim, serve como referência para consultores e auditores que avaliam a conformidade com a ISO 9001 e assegura os padrões ideais ao longo da cadeia de fornecimento.

E o que significa a ISO 9001?

É a norma mais relevante da série 9000 e define os requisitos para estabelecer e manter um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) eficaz. Volta-se para empresas que precisam demonstrar a capacidade de fornecer produtos e serviços que atendam aos requisitos dos clientes e às exigências legais.

Além de focar a qualidade dos processos, a ISO 9001 enfatiza a importância de aumentar a satisfação do cliente.

Esse processo ocorre por meio da aplicação eficaz do SGQ e garante não só a adequação aos requisitos, mas também a melhoria contínua do sistema.

A norma orienta ainda como tratar as não conformidades, desde sua identificação até a correção, a fim de assegurar a plena e rápida resolução dos problemas.

Em resumo, enquanto a ISO 9000 fornece os fundamentos e conceitos gerais aplicáveis a qualquer organização, a ISO 9001 é mais específica e estabelece critérios para empresas que precisam demonstrar a conformidade de seus produtos ou serviços com os padrões de qualidade e regulamentações aplicáveis.

E por falar em normativas, aproveite para conferir o checklist que preparamos para implantar a ISO 14001 na sua empresa e deixar o processo mais prático e eficaz!

Qual a diferença entre uma não conformidade e um defeito?

É importante saber que não se trata de um sinônimo de defeito. Entenda:

Não conformidade: imagine um carrinho que deveria ser rosa, porém saiu da fábrica na cor amarela. O erro que ocorreu no processo, porém, não compromete o funcionamento do brinquedo, uma vez que o produto apenas não atende à especificação inicial;
Defeito: agora, se o carrinho saísse da fábrica com as rodas sem girar, o defeito afetaria diretamente sua funcionalidade e o brinquedo se tornaria inutilizável pela criança.

Entre os exemplos mais comuns de falta de conformidade em relação ao meio ambiente estão o descarte de resíduos inadequado, a contaminação do solo ou da água por produtos químicos, o desmatamento sem autorização e até mesmo o armazenamento incorreto de substâncias tóxicas.

Quais são os tipos de não conformidade mais comuns?

Existem diferentes tipos de não conformidades que podem surgir nos processos operacionais e até mesmo nas práticas organizacionais. A correta identificação e classificação desses desvios é fundamental para a análise de causa raiz e a implementação de ações corretivas eficazes. Dessa forma, é possível classificá-las a partir de 5 conceitos principais:

Causa;
Identificação;
Intensidade;
Real e potencial;
Requisito.

Saiba mais!

1. Causa

Pode ser interna ou externa. A interna surge de processos, procedimentos ou práticas da própria organização. Já a externa tem origem em normas, fornecedores ou produtos e serviços adquiridos de terceiros;

2. Identificação

A falta de conformidade também pode ter origem interna ou externa a partir do público que a identifica. No primeiro caso, é detectada por colaboradores ou auditorias. No segundo, por clientes, parceiros ou órgãos certificadores;

3. Intensidade

Esse tipo de não conformidade aparecia em auditorias de certificação, conforme a ISO 9001. Uma não conformidade maior indicava falha grave, capaz de impedir a certificação da empresa. Já a menor correspondia a uma falha pontual, sem impacto direto para o cliente;

4. Real e potencial

A inconformidade real é visível e seus efeitos são observáveis, o que exige ação corretiva. A potencial, por sua vez, ainda não ocorreu, mas apresenta risco de se concretizar e, assim, demanda ação preventiva;

5. Requisito

Por fim, neste tipo de não conformidade, a classificação ocorre de acordo com o requisito que se deixou de atender, como normas, padrões internos, especificações do cliente ou características do produto/serviço.

Após identificar os tipos de não conformidade, é comum se perguntar por que ocorrem na rotina da operação. Entenda as causas mais frequentes a seguir.

Quais são as 6 principais causas de não conformidades?

Diferentes fatores, desde a estrutura do sistema de gestão até a execução de tarefas no chão de fábrica, influenciam o surgimento de não conformidades na operação, o que torna essencial identificá-los para a aplicação de ações corretivas eficazes. Entre os principais, podemos citar:

Processos inadequados;
Uso de materiais e equipamentos impróprios;
Falhas humanas;
Problemas na gestão;
Falta de capacitação;
Fatores externos.

Saiba mais sobre cada um e evite as principais causas de não conformidades na sua empresa.

1. Processos inadequados

Muitas falhas têm origem em processos mal-estruturados ou desatualizados. Instruções de trabalho confusas, fluxos pouco compreensíveis ou ausência de padronização aumentam a chance de erros e inconsistências.

Garantir a documentação de cada etapa e o uso adequado de ferramentas de controle eficientes é primordial para manter a conformidade e a qualidade.

2. Uso de materiais e equipamentos impróprios

Materiais fora das especificações, equipamentos desgastados ou ferramentas inadequadas para a tarefa podem comprometer a execução correta das atividades.

Esse tipo de falha impacta diretamente a produtividade e a qualidade do produto ou serviço, tornando indispensável a manutenção preventiva e a verificação rigorosa dos insumos.

3. Falhas humanas

Erros humanos continuam sendo uma das principais causas de não conformidades. Desatenção, desconhecimento de procedimentos, comunicação falha ou descumprimento de normas internas podem gerar impactos significativos na operação.

Criar mecanismos de checagem e conscientizar a equipe sobre a importância da precisão reduz consideravelmente essas falhas.

4. Problemas na gestão

A ausência de liderança comprometida com a qualidade e processos de supervisão ineficazes contribuem para a falta de conformidades. Pressão por prazos curtos, decisões sem planejamento e falta de foco na melhoria contínua podem criar um ambiente propício a erros, reforçando a necessidade de uma gestão proativa e orientada para a excelência.

5. Falta de capacitação

Funcionários sem treinamento adequado estão mais suscetíveis a cometer falhas e, dessa forma, são uma das principais causas de não conformidades.

A ausência de conhecimento sobre procedimentos, normas e boas práticas compromete não apenas o desempenho individual, mas todo o fluxo operacional. Investir em capacitação contínua é essencial para prevenir erros e fortalecer a cultura de qualidade.

6. Fatores externos

Nem tudo depende diretamente da empresa. Alterações em normas e regulamentos, problemas com fornecedores, condições ambientais adversas ou variações na matéria-prima figuram entre as principais causas de não conformidades nos processos.

Nesse sentido, monitorar o ambiente externo e adaptar procedimentos rapidamente ajuda a reduzir impactos e manter a operação dentro dos padrões exigidos.

Saber como identificar não conformidades é essencial nesse contexto. Confira a seguir todos os detalhes para implementar na sua empresa.

Como identificar uma não conformidade?

A identificação começa com o entendimento dos requisitos que a empresa precisa atender, sejam internos, definidos por processos e políticas da própria organização, ou externos, como normas regulamentadoras e exigências do mercado. Em geral, esses requisitos envolvem aspectos de qualidade, segurança, meio ambiente e desempenho operacional.

6 etapas para identificar uma não conformidade

Existem diferentes passos, ferramentas e técnicas que ajudam a detectar não conformidades, como:

Auditorias internas e externas: são avaliações sistemáticas dos processos, realizadas com base em critérios estabelecidos, e representam uma das formas mais eficazes de identificar desvios de padrões;
Checklist de conformidade: instrumento simples, mas eficiente, que permite verificar o cumprimento de determinados requisitos em uma atividade ou processo;
Análise de indicadores de desempenho: quando um indicador se afasta dos parâmetros esperados, pode sinalizar uma possível não conformidade;
Inspeções operacionais: acompanhamentos presenciais em campo, linha de produção ou unidades operacionais ajudam a identificar falhas visuais e operacionais;
Monitoramento contínuo: implantar sistemas e rotinas de monitoramento em tempo real contribui para identificar desvios de forma precoce e contínua;
Relatos de colaboradores: estimular uma cultura organizacional transparente e aberta fortalece a identificação de inconformidades a partir da experiência direta das equipes.

Além dessas técnicas, sinais comuns, como atrasos recorrentes, retrabalhos frequentes, aumento de reclamações de clientes ou inconformidades que os fornecedores registram devem servir de alerta no dia a dia da empresa.

Após identificar a não conformidade, o próximo passo é agir de forma estruturada e estratégica para resolver o problema e evitar sua repetição. Saiba mais!

Como tratar uma não conformidade?

O tratamento deve seguir as orientações da ISO 9001, que incluem:

descreva o problema: registre quando, onde e como ocorreu, e inclua todos os impactos e a reincidência;
classifique e registre a ocorrência: defina o tipo, origem e contexto da não conformidade;
adote uma ação imediata: tome medidas rápidas para conter o problema e minimizar danos;
investigue a causa raiz: use ferramentas, como os 5 porquês ou diagrama de causa e efeito, para identificar a origem real;
crie um plano de ação eficaz: planeje soluções com base no método 5W2H para eliminar a causa e evitar recorrências;
monitore e avalie os resultados: acompanhe a execução do plano e verifique se houve a resolução do problema;
registre e compartilhe os aprendizados: documente o processo e dissemine as lições para prevenir novas falhas.

Lembre-se: é importante documentar todo o processo, desde a identificação até o encerramento do tratamento. Esse registro permite rastreabilidade, aprendizagem organizacional e suporte a futuras auditorias.

Além disso, envolver diferentes áreas da empresa, como produção, logística, comercial e recursos humanos, fortalece a abordagem multidisciplinar no tratamento e garante que a solução seja sistêmica e sustentável.

Após entender como tratar uma não conformidade, veja as dicas práticas para elaborar um relatório completo e eficaz!

Como elaborar um relatório de não conformidade?

Um relatório bem-estruturado deve conter informações, como:

origem: apontar o ponto inicial do problema, com a data da identificação e local;
reincidência: informar se foi a primeira vez que o problema aconteceu ou não;
requisito: explicar o que não está certo;
descrição: descrever em detalhes e com evidências o que aconteceu;
abrangência: abordar os efeitos que causou;
ação de correção: mencionar todas as medidas para correção.

Os SGQ precisam documentar, em forma de relatório, as suas não conformidades, o que inclui a descrição de cada uma, as medidas que a empresa tomou para contorná-las e o resultado que obteve.

É importante mencionar que o relatório de não conformidade proporciona à empresa uma visão clara do seu histórico, o que permite praticar a melhoria contínua em todos os processos, a fim de evitar que as intercorrências voltem a se repetir.

No próximo tópico, entenda mais sobre a importância da gestão de não conformidade e comece a se planejar para colocar em prática na sua empresa.

Qual a importância da gestão de não conformidade?

É essencial para identificar falhas, corrigir desvios e impedir que esses problemas se repitam. Com processos transparentes e ações estruturadas, a empresa pode reduzir riscos, melhorar a qualidade das entregas e fortalecer a eficiência operacional, além de evitar desperdícios, retrabalhos e prejuízos ao longo do tempo.

Ainda, o acompanhamento contínuo e os relatórios de não conformidades permitem que cada setor compreenda a origem dos problemas e, assim, promova decisões mais assertivas e uma cultura de melhoria constante.

Quando a organização trata as não conformidades com seriedade, é capaz de criar um ambiente mais seguro, produtivo e alinhado às normas internas e externas, o que se reflete em resultados sustentáveis.

Vimos que ignorar uma falha hoje pode transformar um desvio simples em um problema complexo amanhã.

Com o tempo, esses erros acumulados comprometem a qualidade, geram custos desnecessários, desgastam equipes, afastam clientes e prejudicam a reputação da empresa.

A seguir, saiba como fazer gestão de não conformidade com um passo a passo para colocar em prática!

Como fazer gestão de não conformidade? 7 passos essenciais

Para colocar uma boa gestão em prática na sua empresa, considere:

Planejar a gestão: é fundamental fazer um planejamento de como será a sistemática para a execução das atividades de implementação;
Treinamento: um processo de gestão envolve todos os colaboradores da empresa, por isso é necessário o treinamento da equipe;
Cadastrar: assim que identificá-las, é importante cadastrá-las com todas as informações necessárias;
Determinação da causa raiz: determine o motivo que ocasionou incidentes;
Elaboração do plano de ação: assim que reconhecer a causa, é hora de criar um plano de ação para eliminar o problema;
Implementação do plano de ação: após a definição do plano de ação, os responsáveis devem colocá-lo em prática, com acompanhamento e monitoramento de todos os passos do processo;
Avaliação de eficácia: o último passo é também um dos mais importantes, pois envolve a avaliação de todas as medidas que a empresa realizou, para verificar se houve, de fato, a resolução ideal.

Ao longo do tempo, a falta de gerenciamento se transforma em uma bola de neve que compromete diretamente o sucesso e a longevidade da organização. Portanto, saber como fazer a gestão de não conformidade é um passo fundamental para evitar problemas.

Após entender os conceitos, tipos, causas e o passo a passo para gerenciá-las, é hora de trazer essa gestão para um contexto específico que exige atenção redobrada: o meio ambiente.

Não conformidades ambientais: como proteger processos e recursos naturais?

Na área ambiental, as não conformidades não apenas impactam processos internos ou a qualidade de produtos, mas podem gerar consequências legais, prejuízos financeiros e danos ao ecossistema.

Desde o descarte incorreto de resíduos e o armazenamento inadequado de substâncias químicas até a emissão de efluentes fora dos padrões, cada falha exige controle rigoroso, documentação precisa e ações corretivas imediatas.

Gerir a falta de conformidade de forma manual ou fragmentada aumenta o risco de erros, retrabalho e multas ambientais.

Portanto, é fundamental adotar ferramentas que centralizem informações, facilitem a comunicação entre equipes e permitam agir rapidamente, garantindo que sua empresa não apenas corrija falhas, mas previna que ocorram novamente.

É nesse cenário que soluções especializadas entram em cena, tornando a gestão ambiental mais eficiente, segura e em conformidade com normas e legislações vigentes.

Com processos automatizados e relatórios confiáveis, gestores e consultores podem monitorar cada etapa e tomar decisões estratégicas para proteger o meio ambiente e a operação.

Como a Ambisis transforma a gestão de não conformidades ambientais?

Com o software para gestão ambiental da Ambisis, você conta com tecnologia de ponta que automatiza tarefas, aumenta a precisão no registro de informações e facilita a análise de dados. A solução centraliza a gestão de conformidades ambientais e torna o trabalho mais ágil, seguro e prático.

Afinal, gerenciar as não conformidades na área ambiental é essencial para evitar riscos legais, prejuízos financeiros e danos ao ecossistema. Identificar, registrar e corrigir rapidamente qualquer desvio garante segurança e sustentabilidade para sua operação.

Checklists Inteligentes e IA a seu favor

As soluções da Ambisis aumentam a produtividade da sua empresa em até 60%, com checklists que simplificam auditorias, inspeções e vistorias ambientais. A versão mobile permite registrar não conformidades em campo, mesmo offline, garantindo precisão e agilidade no dia a dia operacional.

Enquanto isso, a Inteligência Artificial, treinada especificamente para o setor, diferente de IAs genéricas, transforma fotos e áudios em relatórios completos em poucos minutos.

A ferramenta identifica falhas, sugere planos de ação e organiza conclusões automaticamente. Assim, sua equipe reduz retrabalho, evita falhas recorrentes e direciona seu tempo para decisões estratégicas que fazem a operação avançar.

Depois de otimizar o tratamento das não conformidades com processos mais ágeis e inteligentes, o próximo passo é fortalecer toda a estrutura da gestão ambiental. Afinal, eficiência real depende de uma visão integrada, desde requisitos legais até licenças, resíduos e projetos. Veja a seguir!

Gestão completa de requisitos e projetos ambientais

Entre os recursos disponíveis no software Ambisis, você encontra:

Gestão de Requisitos Legais Ambientais: acompanhe todas as normas e leis que impactam sua empresa, garantindo compliance completo;
Gestão de Licenças e Condicionantes: importe PDFs de licenças e monitore a documentação sem precisar acessar sites de órgãos ambientais;
Gestão de Projetos Ambientais: centralize informações de projetos, etapas, prazos, tarefas e responsáveis em um único lugar;
Gestão de Resíduos: controle todas as etapas e envie MTRs direto do sistema;
Controle de Documentos: organize ofícios, protocolos, alvarás e autorizações com segurança e praticidade.

Quais os benefícios da Ambisis para sua operação ambiental?

A plataforma Ambisis é ideal para quem deseja centralizar todas as questões ambientais, pois oferece:

comodidade: alertas de vencimento, emissão de licenças e MTRs diretamente pelo sistema, aplicativo mobile para inspeções de qualquer lugar;
previsibilidade: centralização de dados, histórico completo da operação, dashboards e relatórios instantâneos para decisões estratégicas;
segurança: proteção contra multas, armazenamento seguro em nuvem e controle de acesso a informações sensíveis.

Com mais de 104 mil projetos ambientais otimizados, o Ambisis oferece suporte completo para que gestores e consultores atuem com precisão, praticidade e total conformidade.

Otimize sua gestão ambiental com tecnologia e inovação

Após entender o que é uma não conformidade e os riscos que as falhas representam para a sua operação, é hora de evoluir sua gestão ambiental com tecnologia que trabalha a seu favor.

Conheça o software Ambisis e veja como processos mais ágeis, seguros e inteligentes transformam seu dia a dia.

Solicite uma demonstração gratuita e descubra, na prática, como elevar o nível da sua operação ambiental!

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