Gestores e consultores ambientais enfrentam diariamente o desafio de identificar e corrigir a não conformidade em suas operações.
Afinal, sabemos que pequenas falhas podem evoluir para grandes problemas e impactar diretamente a eficiência operacional e a reputação da empresa. Saber como identificá-la e gerenciá-la de forma eficaz é o primeiro passo para prevenir prejuízos maiores, além de garantir que a organização opere dentro das normas.
A seguir, entenda mais sobre o assunto e saiba como sua empresa pode se adaptar e garantir uma gestão ideal.
O que é uma não conformidade?
De acordo com a ISO 9000, uma não conformidade ocorre quando uma empresa ou processo não atende a um requisito, seja em relação a normas externas, como as normas ISO, ou a procedimentos internos da própria organização.
Os tipos de não conformidade mais comuns incluem problemas de produção, falhas nos processos de gestão da qualidade, falta de manutenção e desvios nas especificações técnicas de produtos ou serviços.
Ou seja, são falhas importantes, capazes de gerar riscos e comprometer a eficiência e a qualidade da empresa.
O que é a ISO 9000?
A ISO 9000 é uma norma que estabelece os conceitos e princípios essenciais para a gestão da qualidade. O objetivo é garantir que as organizações implementem processos para atender aos requisitos de produtos e serviços.
Além disso, a norma incentiva a melhoria contínua e otimiza a comunicação entre empresas, fornecedores e partes interessadas, a fim de criar uma base comum de entendimento sobre o vocabulário da qualidade.
Por fim, serve como referência para consultores e auditores que avaliam a conformidade com a ISO 9001 e assegura os padrões ideais ao longo da cadeia de fornecimento.
Entenda também a ISO 9001
Já a ISO 9001 é a norma mais relevante da série 9000, pois define os requisitos que uma empresa deve seguir para estabelecer e manter um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) eficaz.
É uma norma que se volta a organizações que precisam demonstrar sua capacidade de fornecer consistentemente produtos e serviços que atendam tanto aos requisitos dos clientes quanto às exigências legais.
Além de focar na qualidade dos processos, a ISO 9001 enfatiza a importância de aumentar a satisfação do cliente. É um processo que ocorre por meio da aplicação eficaz do Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) e garante não só a adequação aos requisitos, mas também a melhoria contínua do sistema.
A norma orienta ainda como tratar as não conformidades, desde sua identificação até a correção, a fim de assegurar a plena e rápida resolução dos problemas.
Em resumo, enquanto a ISO 9000 fornece os fundamentos e conceitos gerais aplicáveis a qualquer organização, a ISO 9001 é mais específica e estabelece critérios para empresas que precisam demonstrar a conformidade de seus produtos ou serviços com os padrões de qualidade e regulamentações aplicáveis.
Qual a diferença entre uma não conformidade e defeito?
É importante saber que não se trata de um sinônimo de defeito. Veja abaixo um exemplo para entender a diferença.
- Não conformidade: imagine um carrinho que deveria ser rosa, porém saiu da fábrica de brinquedos na cor amarela. Ocorreu um erro no processo com a troca das cores, porém, essa falha não compromete o funcionamento do brinquedo, uma vez que o produto apenas não atende à especificação inicial.
- Defeito: agora, se o carrinho saísse da fábrica com as rodas sem girar, o defeito afetaria diretamente sua funcionalidade e o brinquedo se tornaria inutilizável pela criança.
Entre os exemplos de não conformidade mais comuns em relação ao meio ambiente estão o descarte inadequado de resíduos, a contaminação do solo ou da água por produtos químicos, o desmatamento sem autorização e até mesmo o armazenamento incorreto de substâncias tóxicas.
Leia também: ISO 14001: o que é e para que serve o sistema de gestão ambiental?
Como identificar uma não conformidade?
A identificação requer uma análise de todos os procedimentos internos da empresa, ou seja, é preciso realizar auditorias regulares e envolver todos os colaboradores no acompanhamento dos padrões que a organização definiu, bem como manter um monitoramento contínuo para garantir que os processos, produtos ou serviços atendem aos requisitos de qualidade.
A identificação começa com a análise criteriosa dos requisitos que a própria empresa estabeleceu. Depois, deve se basear nas normas regulamentadoras e pelo mercado do qual a empresa faz parte. São requisitos que geralmente envolvem qualidade, segurança, meio ambiente ou desempenho operacional.
A equipe de qualidade é a principal responsável por identificar as falhas, mas gestores de áreas específicas também desempenham um papel importante ao monitorar suas respectivas operações.
Após a identificação, é importante seguir as orientações da ISO 9001, que recomenda medidas como correção, contenção e, em alguns casos, informar o cliente ou obter autorização para aceitação sob concessão.
As auditorias periódicas, tanto internas quanto externas, são ferramentas indispensáveis para garantir que os processos estejam em conformidade com os padrões.
Por isso, também é válido incentivar uma cultura de comunicação aberta, para que todos os colaboradores se sintam à vontade para reportar desvios e assegurar uma detecção rápida e eficaz.
Como elaborar um relatório de não conformidade?
Os SGQ precisam documentar, em forma de relatório, as suas não conformidades, o que inclui a descrição de cada uma, as medidas que a empresa tomou para contorná-las e o resultado que obtiveram.
É importante mencionar que realizar o relatório proporciona à empresa uma visão clara do seu histórico, o que permite praticar a melhoria contínua em todos os processos, a fim de evitar que as intercorrências voltem a se repetir.
As principais informações do relatório são:
- Origem: apontar o ponto inicial do problema, com a data da identificação e local;
- Reincidência: informar se foi a primeira vez que o problema aconteceu ou não;
- Requisito: explicar o que não está certo;
- Descrição: descrever em detalhes e com evidências o que aconteceu;
- Abrangência: abordar os efeitos que causou;
- Ação de correção: mencionar todas as medidas para correção.
Qual a importância do tratamento de não conformidade?
Corrigir um problema é essencial para que não volte a ocorrer, o que proporciona uma melhoria nos processos e, ainda, contribui para um trabalho mais eficaz e produtivo.
Assim, o tratamento de não conformidade ajuda a empresa a seguir um caminho mais estruturado e evitar prejuízos. Com uma análise minuciosa, é possível que todos os setores compreendam as causas das inadequações e trabalhem para eliminá-las.
Como gerenciar uma não conformidade?
Vimos que ignorar um problema pode gerar situações ainda mais sérias, que ao longo do tempo se acumulam e causam prejuízos financeiros e operacionais. A empresa perde clientes, gera insatisfação entre os funcionários e enfrenta problemas de reputação.
Ou seja, ao longo do tempo a falta de gerenciamento se transforma em uma bola de neve que compromete diretamente o sucesso e a longevidade da organização. Portanto, confira os 7 passos essenciais para gerenciá-la.
- Planejar a gestão: é fundamental fazer um planejamento de como será a sistemática para a execução das atividades de implementação;
- Treinamento: um processo de gestão envolve todos os colaboradores da empresa, por isso é necessário o treinamento da equipe;
- Cadastrar: assim que identificá-las, é importante cadastrá-las com todas as informações necessárias;
- Determinação da causa raiz: determine o motivo que ocasionou incidentes;
- Elaboração do plano de ação: assim que reconhecer a causa, é hora de criar um plano de ação para eliminar o problema;
- Implementação do plano de ação: após a definição do plano de ação, os responsáveis devem colocá-lo em prática, com acompanhamento e monitoramento de todos os passos do processo;
- Avaliação de eficácia: o último passo é também um dos mais importantes, pois envolve a avaliação de todas as medidas que a empresa realizou, para verificar se houve, de fato, a resolução ideal.
Como a Ambisis auxilia na gestão de conformidades?
Quando falamos em não conformidade na área ambiental, gerenciá-las é essencial para evitar riscos e danos ao meio ambiente, além de garantir que as operações estejam de acordo com as normas legais e internas.
A capacidade de identificar, registrar e resolver rapidamente qualquer desvio contribui diretamente para a segurança e a sustentabilidade do negócio. E para apoiar neste desafio, a Ambisis oferece uma solução completa e prática para a gestão de conformidades.
Dentro da plataforma, o módulo de checklists permite realizar vistorias, auditorias e inspeções de maneira simplificada, com a facilidade de registrar e gerenciá-las de qualquer lugar.
O acesso mobile, mesmo off-line, facilita especialmente o trabalho de campo e garante o registro das informações em tempo real. Além disso, o módulo centraliza evidências importantes, como registros fotográficos dos problemas, o que é ideal para a segurança e a confiabilidade no processo de resolução.
A plataforma ainda oferece o envio de e-mails diários que informam a situação em que se encontram, com alertas sobre prazos de vencimento para correção.
E então, quer ver como a Ambisis facilita a sua gestão de não conformidades?
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