Uma empresa tem diversos setores com suas respectivas equipes e processos. Atualmente, a tendência não é a atuação isolada, mas, sim, a operação por meio de um sistema de gestão integrada (SGI).
A integração é uma forma de garantir que as estruturas da gestão, como meio ambiente, qualidade, responsabilidade social e saúde e segurança do trabalho, dividam informações e contribuam para o gerenciamento efetivo.
Como os setores têm suas normas e especificações, a implementação do SGI facilita a integração. Dessa forma, as empresas atendem às necessidades dos seus clientes, reduzem custos e melhoram a agilidade dos processos internos.
Continue no artigo e entenda o conceito de sistema de gestão integrada, a importância para as empresas, como funciona, benefícios, como implementar e exemplos de SGIs.
Boa leitura!
O que é um sistema de gestão integrada (SGI)?
Um sistema de gestão integrada (SGI) é a união dos processos e padrões de todas as áreas de uma empresa em um ambiente de trabalho único e acessível, para pesquisa, a todos os colaboradores.
Com esse método de gerenciamento empresarial, os setores compartilham dados para otimizar a troca de informações, melhorar a qualidade dos processos internos e a produtividade das equipes.
Dessa forma, as empresas ganham vantagem competitiva diante da concorrência e agregam diferenciais à experiência dos clientes, o que aumenta o índice de satisfação.
Para que a metodologia gere resultados positivos, é fundamental que os departamentos tenham processos bem definidos e organizados para facilitar o levantamento e troca de dados úteis, sempre que necessário.
O sistema de gestão integrada pode incluir normas padronizadas de processos, como:
- a ISO 9001:2015 (Requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade);
- a ISO 14001:2015 (Requisitos para o Sistema de Gestão Ambiental);
- a ISO 45001:2018 (Gestão da Segurança e Saúde Ocupacional);
- a NBR 16001:2012 (Responsabilidade Social: Requisitos do Sistema de Gestão).
Com o apoio dessas diretrizes, as empresas mantêm o foco na melhoria contínua dos processos, cumprem seus compromissos com as partes interessadas e, por fim, atendem aos objetivos e metas organizacionais.
Qual a importância do SGI nas empresas?
O SGI é importante nas empresas porque a centralização de dados facilita a comunicação entre os setores e o controle das informações pelos gestores, além de otimizar o tempo, orientar as tomadas de decisão e auxiliar nas avaliações de desempenho do negócio.
Por exemplo, com o SGI na área de meio ambiente, a equipe ou consultoria ambiental cumpre os requisitos legais e prazos, organiza projetos, gerencia resíduos e controla todas as atividades.
O trabalho é mais dinâmico e ágil quando o time utiliza um software de gestão das informações ambientais, o que permite o compartilhamento de dados com os setores de qualidade, responsabilidade ambiental e segurança do trabalho.
Por isso, empresas de todos os tipos e portes podem adotar o sistema de gestão integrada para conectar as áreas da estrutura organizacional.
Como funciona o sistema de gestão integrada?
O SGI funciona por meio da unificação dos setores. Geralmente, a empresa pesquisa e implementa uma ferramenta que integra as informações da maneira mais eficiente para atender aos seus objetivos estratégicos.
Os softwares são as principais tecnologias empregadas na criação de um sistema de gestão integrada. No mercado, é possível encontrar diversas soluções, desde as mais simples até as mais complexas.
A vantagem é que, se um único software não cobrir todas as demandas, é possível utilizar dois sistemas e integrá-los via Application Programming Interface (API – Interface de Programação de Aplicação), um recurso que permite a troca de dados entre plataformas diferentes.
Leia também >>> Software de gestão de requisitos legais: o que é + vantagens.
Quais os benefícios de integrar gestão de qualidade, meio ambiente e segurança do trabalho?
Os principais benefícios de integrar a gestão de qualidade, meio ambiente, segurança do trabalho e demais setores de uma empresa são:
- uniformizar processos e melhorar as operações conforme o padrão de qualidade do negócio;
- centralizar as informações, o que facilita o acesso aos documentos e à consulta;
- reforçar a imagem do negócio perante os colaboradores, stakeholders e consumidores;
- identificar, com agilidade, gargalos na operação;
- diminuir os riscos de infrações ambientais, acidentes de trabalho, perda de qualidade nas entregas e danos à comunidade;
- aumentar a produtividade e a eficiência dos colaboradores;
- conscientizar sobre a importância de assumir uma postura responsável em relação ao meio ambiente;
- cumprir as normas, regulamentos e legislações vigentes nas áreas em que o negócio tem obrigações;
- melhorar e agilizar as tomadas de decisão por meio do acesso rápido aos dados.
Como implementar um SGI?
A implementação de um sistema de gestão integrada passa pelas seguintes etapas:
1. Planejar e criar a política integrada da empresa
Na etapa de planejamento, a empresa avalia os processos atuais e as vantagens de implementar um sistema de gestão integrada.
Dessa forma, a equipe define os objetivos, planos de ação e descreve os passos da implementação em um documento chamado de política integrada, o principal guia de um SGI.
2. Divulgar as novas diretrizes
O próximo passo para implementar o SGI é divulgar as novas diretrizes da política integrada e explicar para os colaboradores como o sistema funciona, as fases da implementação e as novas ferramentas.
3. Colocar o SGI em prática
Os primeiros meses após a divulgação do sistema de gestão integrada exigem muita atenção dos gestores para que os colaboradores realizem suas funções corretamente no novo esquema de trabalho.
4. Monitorar o andamento do sistema
A última etapa da implementação é o monitoramento contínuo do SGI para verificar o progresso das mudanças e a qualidade na execução das novas tarefas. Assim, é possível ajustar pontos específicos para que o sistema alcance os objetivos planejados.
Exemplos de sistema integrado de gestão
Existem diversos exemplos de sistema integrado de gestão no mercado, como:
- sistemas de gestão empresarial (ERP);
- gestão de relacionamento com o cliente (CRM);
- softwares de gerenciamento de projetos;
- programas de análise de dados;
- plataformas de gestão financeira, entre outros.
Observação: existem soluções que permitem a integração via API. Desse modo, as empresas definem as melhores plataformas, caso necessitem de mais de uma, conforme a facilidade de união dos sistemas.
Simplifique seus métodos de gestão
Entendeu para que serve um sistema de gestão integrada (SGI)? Aproveite para conhecer como funciona um software de gerenciamento das informações ambientais.
O Ambisis é uma plataforma que oferece recursos para organizar as operações referentes ao meio ambiente, como:
- gestão de requisitos legais, licenças ambientais, outorgas, autorizações e alvarás;
- gerenciamento de projetos ambientais;
- gestão de resíduos;
- checklists para organização de inspeções, gerenciamento de não conformidades e preparação para auditorias;
- geração de dashboards e relatórios.
Dessa forma, o trabalho da sua empresa ou consultoria entrega o máximo de eficiência no SGI na área ambiental.
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