Organizar documentos, cumprir prazos e acompanhar condicionantes de maneira analógica é desafiador, especialmente se a empresa gerencia um volume grande de documentos. Porém, existe uma alternativa: implementar um software de gestão de requisitos legais.
Segundo dados da edição 2023 da Pesquisa de Inovação Semestral (PINTEC), realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), que avaliou o ano de 2022, 84,9% das empresas industriais entrevistadas utilizam, no mínimo, uma tecnologia digital avançada.
A principal solução adotada foi a computação em nuvem (73,6%). Essa tecnologia é a base de softwares de gestão de processos e comunicação configurados para oferecer recursos que auxiliam no gerenciamento de tarefas em áreas específicas das empresas.
O sistema de gestão de requisitos legais é um exemplo desse tipo de ferramenta que ajuda a monitorar e controlar as diretrizes e prazos de normas nos diferentes setores dos negócios.
Para a área ambiental, existem soluções desenvolvidas para auxiliar no gerenciamento das tarefas relacionadas a obtenção de licenças ambientais e atendimento aos requisitos legais.
Quer entender mais sobre as atividades da gestão de requisitos legais ambientais, as etapas do trabalho, como um software funciona e as vantagens de usar? Continue a leitura do artigo e entenda tudo sobre o processo.
O que é gestão de requisitos legais?
A gestão de requisitos legais é o conjunto de processos conduzido por empresas para verificar, avaliar e monitorar a conformidade do negócio em relação às obrigações/diretrizes determinadas nas leis, decretos e portarias nacionais que regulamentam as atividades no seu setor.
Os negócios ainda são responsáveis por verificar o alinhamento com as normas internacionais adotadas pela empresa, visando o cumprimento de todas as determinações legais e éticas.
Para isso, a equipe precisa se atualizar sempre sobre as mudanças e requisitos da legislação, além de organizar a documentação e acompanhar os prazos de renovação, mantendo as atividades em andamento e os colaboradores seguros.
Como fazer a gestão de requisitos legais ambientais?
As empresas precisam cumprir normas ambientais exigidas por órgãos de diferentes instâncias (municipal, estadual e federal). Por exemplo, uma montadora de carros deve cumprir requisitos de operação diferentes nos estados do Rio de Janeiro e Minas Gerais.
Da mesma forma, as indústrias farmacêuticas e de vestuário cumprem leis específicas conforme o tipo de produto que comercializam. As principais etapas para fazer a gestão de requisito legais ambientais são:
1. Conhecer as legislações ambientais
As empresas precisam levantar todas as leis ambientais para conhecer e estudar os requisitos, normas e obrigações que devem cumprir, as licenças exigidas, os prazos de validade das documentações, entre outros detalhes.
2. Identificar conformidades e ajustes necessários
O próximo passo é identificar os requisitos que a empresa cumpre e os que ainda precisam ser ajustados na área ambiental para controlar os riscos e evitar problemas, como paralisação das atividades e até multas por não conformidade.
Leia também: 3 dicas para evitar multas ambientais.
3. Criar planos de ação
As não conformidades devem ser prioridade na lista de tarefas. Por isso, as empresas devem traçar planos de ação específicos e com equipes dedicadas para alinhar o negócio aos requisitos faltantes.
Na área ambiental, por exemplo, a etapa de planos de ação é vital para os processos de licenciamento.
Com o software Ambisis, por exemplo, a equipe responsável se mantém atualizada sobre a legislação, cria e monitora planos de ação para atendimento aos requisitos legais e conecta essas informações ao controle das licenças e condicionantes ambientais. Tudo em uma única plataforma.
4. Monitorar os processos internos
Conforme a gestão de requisitos legais ambientais avança, é estratégico monitorar o andamento dos processos internos para assegurar a implementação correta e o cumprimento das demandas relacionadas à parte ambiental.
O gestor pode criar um cronograma, definindo os times responsáveis por verificar um determinado processo-chave. O objetivo é garantir a conformidade total com as legislações aplicáveis ao negócio listadas no passo 1.
5. Manter um histórico de dados
Quanto mais complexa a operação, mais importante é manter o registro do histórico de dados. Por isso, um software de gestão de requisitos legais ambientais é uma ferramenta tão estratégica para centralizar os dados em uma única plataforma.
No Ambisis, por exemplo, as informações são organizadas por menus. Além disso, o software facilita o cruzamento dos dados do histórico e envia alertas de prazos das tarefas e renovações de documentos.
Como um software de gestão de requisitos legais funciona?
Um software de gestão de requisitos legais amplia a visão sobre o desempenho da empresa em relação à qualidade dos processos produtivos, exposição a riscos, métodos de controle, cumprimento das legislações ambientais, entre outros pontos.
Os sistemas utilizam a tecnologia em nuvem para funcionar, o que facilita o acesso, pois basta entrar com o nome de usuário e senha de qualquer dispositivo com acesso à internet.
O Ambisis é um exemplo desse tipo de software da área ambiental, que reúne os recursos essenciais para uma gestão completa de todas as exigências das esferas governamentais. As principais funcionalidades são:
- inventário atualizado de leis ambientais aplicáveis ao seu negócio (municipais, estaduais e federais);
- alertas de vencimento para documentações (via e-mail e sistema);
- integração com órgãos ambientais, para controlar e atualizar documentos usando apenas a plataforma (licenças, MTRs);
- checklist para vistorias, inspeções, auditorias;
- painel inteligente para gestão de licenças, condicionantes e não conformidades;
- painel inteligente para planos de ação (com atribuição de responsáveis, prazos, etapas e mais);
- ferramenta para gestão de projetos de licenciamento.
Quais as vantagens de um sistema de gestão de requisitos legais ambientais?
Um software gestão de requisitos legais ambientais traz inúmeras vantagens para as empresas, como garantir a continuidade das operações e prevenir erros que afetem a credibilidade no mercado e até o faturamento. Outros benefícios são:
Proporcionar a segurança jurídica e de pessoas
A implementação do software de gestão de requisitos legais ambientais organiza e facilita a divisão das tarefas entre os membros da equipe. Dessa forma, fica mais fácil comprovar que o negócio cumpra todos os requisitos da lei relacionados à segurança dos processos e pessoas.
Demonstrar credibilidade às partes interessadas
Os clientes, acionistas, stakeholders e outras partes interessadas veem de forma positiva o alinhamento das empresas com as exigências que tornam a operação mais sustentável. O software ainda facilita a divulgação de indicadores e a comparação de dados ambientais para mostrar os avanços.
Alinhar a empresa com boas práticas ambientais
Atualmente, a agenda ESG impulsiona os negócios na criação de processos alinhados com as questões ambientais, sociais e de governança. Com o software de gestão de requisitos legais ambientais, a empresa analisa os dados e define como melhorar suas boas práticas.
Além disso, o sistema ajuda no controle dos processos para adequar a empresa a normas, como a ISO 14001, uma certificação internacional que valida a qualidade do sistema de gestão ambiental e o cumprimento dos requisitos legais.
Garantir mais agilidade ao processo de compliance ambiental
Conduzir o processo de gestão de requisitos legais ambientais por meios tradicionais, como pesquisas manuais e planilhas, deixa o processo mais complexo, demorado e difícil.
Isso porque esse modelo de gestão exige alguém com conhecimento sobre todas as leis ambientais que se aplicam à empresa e sobre a forma ideal de consultar as suas versões atualizadas.
Além disso, processos manuais também dificultam a criação e monitoramento dos planos de ação eficazes para atendimento às leis e conexão entre todos os processos e documentos relacionados.
Com o auxílio do software Ambisis, essa gestão se torna não só mais ágil, como também mais segura. A tecnologia garante que a empresa tenha as informações necessárias e que o monitoramento de processos (com seus respectivos prazos, responsáveis, etapas, documentos e histórico) seja eficaz.
Facilite a gestão com a ajuda da tecnologia
Implementar um software de gestão de requisitos legais é uma decisão estratégica que ajuda a manter o bom funcionamento da empresa e passar longe de multas e penalidades.
Com inúmeros dados, responsabilidades e prazos para cumprir, a escolha de centralizar e armazenar dados com segurança eleva o nível de gestão a um patamar avançado.
Solicite uma demonstração gratuita do Ambisis e entenda como o software vai te ajudar a estar conforme as leis ambientais federais, estaduais e municipais aplicáveis ao seu negócio!
