Em momento você já se sentiu sem tempo para realizar as atividades da sua consultoria ambiental? Ou então percebeu que não tinha um controle do que já tinha feito, está fazendo e pretende fazer? ou quer ganhar tempo na sua consultoria ambiental?
Afinal, quem nunca teve pensamentos como “hoje estou sem tempo pra nada”, “parece que não estou tendo resultado”, “por onde eu começo?”. Sem contar que esse último pensamento “por onde eu começo”, geralmente nos leva a fazer o quê? Postergar. Sim, deixar para amanhã, depois de amanhã e assim por diante, não trazendo resultado algum.
Mas eu vou te contar sobre um método muito legal que aplicamos aqui na nossa empresa e que tem dado muito certo. Ele é o método kanban. Vou te falar sobre o que ele é, como surgiu, para que pode ser utilizado e por fim como ele ajudará a sua consultoria ambiental a ganhar tempo.
Bora nessa?
O que é o Método Kanban?
Em primeiro lugar, o Kanban é um quadro de tarefas dividido em colunas normalmente nomeadas como “a fazer”, “fazendo” e “feito”.
Ele pode ser feito de forma manual, com post-its, por exemplo, colados na parede ou em um quadro ou também no computador. No entanto, hoje já existem muitos softwares que trabalham com esse modelo de gestão.
Vale ressaltar que esse modelo é totalmente visual, ou seja, todas as tarefas a fazer, fazendo e feitas ficam distribuídas de uma maneira fácil de serem entendidas, quantificadas e administradas, basta que você mova a atividade de uma coluna para a outra.
Origem do Kanban
No livro Gestão De Qualidade Os Cinco Ss ‘s De Kaizen o autor Cabral Veríssimo diz que o Kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão ou sinalização”.
Inicialmente, esse método foi aplicado em empresas japonesas de fabricação em série e está estreitamente ligado ao conceito “just in time”.
A empresa japonesa de automóveis Toyota foi a responsável pela introdução desse método devido a necessidade de manter um eficaz funcionamento do sistema de produção em série.”
Objetivos do Kanban
O especialista Guilherme Villanova relata que o objetivo do método kanban é aumentar a eficiência operacional e a produtividade das empresas.
Com a gestão visual, é possível identificar gargalos no fluxo de trabalho e corrigi-los para que as atividades possam fluir de maneira econômica e a uma velocidade e a um ritmo ideais.
Assim, ajuda a ter um trabalho sustentável, reduz o desperdício, aumenta a produtividade e a disciplina e melhora significativamente o ritmo de trabalho, oferecendo um produto com melhor qualidade para o cliente, em menos tempo.
Ganhar tempo utilizando o Kanban na sua Consultoria Ambiental
Como vimos anteriormente, o Kanban pode ser feito de várias maneiras, tanto fisicamente como online. Hoje em dia existem vários softwares que trabalham com esse modelo de gestão e o ideal é que você utilize um que melhor agregue a sua consultoria ambiental.
O software Ambisis permite que você faça a gestão de toda a sua consultoria, desde controle de prazos, equipe e documentos até a gestão de projetos.
E adivinha? O método que utilizamos no Ambisis para gerenciar os projetos é em formato de Kanban. Então veja só, você pode ter todos os empreendimentos cadastrados no sistema vinculados aos projetos e delegar tarefas aos membros do seu time tudo em um só lugar.
Mas você deve estar pensando em como a sua consultoria ganhará tempo usando o Kanban.
Por conta de ser simples, de fácil visualização do fluxo de trabalho e possuir uma visão sistêmica gera um aumento significativo de produtividade, eliminação de sobrecarga de trabalho e redução de desperdícios e custos.
Tudo isso que citei te poupa uma coisa importantíssima na sua gestão: tempo.
Como implementar o Kanban na sua consultoria ambiental?
Para implementar o modelo Kanban é importante que você siga alguns passos.
São eles:
- Prepare a equipe: todos da equipe devem saber utilizar a ferramenta e manter sempre atualizada conforme o andamento das tarefas.
- Identifique etapas de trabalho: lembra quando te falei sobre a nomenclatura das colunas? O “fazer”, “fazendo”, e “feito”. Você pode reorganizar elas como achar melhor.
Por exemplo: “Tarefas a fazer”, “Fazer urgente”, “Atrasadas”, “Feitas em Janeiro”.
Além disso, recomendo que você crie um quadro para cada setor ou projeto realizado.
Por exemplo: um quadro para segurança do trabalho, outro pro setor financeiro, outro para os Engenheiros.
- Defina tarefas prioritárias: é muito importante priorizar as tarefas que têm uma data de vencimento próxima. Isso ajuda a manter o foco e garantir que os clientes recebam seus serviços no prazo.
- Mensure o processo constantemente: analise o número de atividades realizadas em dado período, acompanhe o histórico de cada colaborador, encontre os gargalos.
Vale lembrar que você deve fazer uma análise de quais projetos fazem sentido se adaptar ao modelo Kanban isso porque não são todas as atividades que se adequam ao método.
Após criado o projeto basta acompanhar ele, ficando sempre de olho no cronograma e nos prazos para conclusão.
O que você achou do método para ganhar tempo na sua consultoria ambiental?
Deixa aí nos comentários!
Quer conhecer o módulo de gestão de projetos do Ambisis? Clique abaixo para solicitar uma demonstração da funcionalidade!
[Clique aqui para solicitar uma demonstração]
Referências:
Gestão De Qualidade Os Cinco Ss’s De Kaizen – Cabral Veríssimo
